Recomendaciones para una presentación segura y eficaz

Una vez que conseguimos el ansiado trabajo, ocupar uno de los mejores puestos de la empresa o en especial, dirigir una reunión de suma importancia para la organización; pensamos de inmediato que debemos dar todo de nosotros: El 110% de nuestras capacidades y destrezas en el manejo de cada situación. El optimismo rebosa de nuestro cuerpo; sin embargo las ganas de salir adelante y triunfar no son suficientes a nivel de la empresa.

La situación antes mencionada es clásica en cada uno de nosotros. Incluso, cuando hemos sido estudiantes hemos tenido que enfrentar diversas situaciones que ameritaban un desempeño óptimo en el habla y exposición de ideas en las presentaciones. Este último, es una manera poderosa de comunicar en un corto tiempo un gran mensaje, objetivos y visiones acordes con los de la empresa; para involucrar a todos los actores claves en él. Debe ser complementado con un conocimiento del público (interno y externo) y el diseño de una estrategia para influir en la manera de pensar del público.

A lo largo de la experiencia que tengamos en la empresa, vamos a darnos cuenta de los tipos de presentaciones que se llevan acabo en las diversas áreas. Tenemos las de ventas (señala los beneficios de un producto o servicio), demostración (utilidad y finalidad de un objeto o producto), persuasión (con ella brindamos ideas o métodos para influir en las decisiones), informes de avance (efectuadas periódicamente para conocer el rendimiento o productividad) y finalmente el plan o estrategia de negocios. Este último es el más importante ya que con el trabajo de todas las áreas de la organización se hace presente por medio de un plan para el año venidero y las expectativas que existen en cada uno de los agentes y/o trabajadores.

Conocer la gran variedad de las presentaciones es un recurso inteligente para saber cuál va a ser nuestro canal, código y plataforma de comunicación. El conocimiento del público también es sumamente importante ya que nos permitirá estructurar nuestra estrategia en base al tamaño de éste, el contexto que afecta a cada uno de ellos, la regularidad y detalles de la ocasión. Todo ello en el marco de mantener concentrado al público para que capte lo que deseamos decir.

Ahora que hemos aprendido cada uno de los aspectos internos (nuestras estrategias y tipos de presentación) y externos (el contexto situacional y el público) empezaremos a estructurar la presentación. Cabe destacar que la organización de la misma, en cada uno de los tipos y públicos, mantiene una relación integral con los siguientes preceptos:

Personalizar el mensaje: este debe ser entendible por la mayoría de los asistentes. No complicarse con términos técnicos ni abrumar con información estadística. Un lenguaje claro y sencillo atrae mucho más que uno complejo.

Interesar a la audiencia: emplear recursos audiovisuales capta la atención del público. La dinámica de la misma también es esencial ya que la participación motiva al diálogo e intercambio de ideas.

Manejar la sesión en base a preguntas y respuestas: Esta parte es clave debido a que se puede medir cuánto han comprendido las ideas expuestas, además de mejorar la retroalimentación.